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Obiettivo sicurezza in trasferta

FOCUS BUSINESS TRAVEL

29-06-2016 NUMERO: 22

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Paura di viaggiare? No grazie, soprattutto quando di mezzo ci sono affari e trasferte di lavoro. Mentre il mondo rischia di diventare sempre più piccolo in un’epoca in cui, tra sconsigli della Farnesina e controlli sempre più stringenti in aeroporti e frontiere, gli unici viaggi che non si possono rimandare sono quelli dei business traveller.

«Si tratta di persone che devono fare i conti con le loro vite familiari e con gli obiettivi dell’azienda per cui lavorano», ha detto recentemente Greeley Koch, executive director di Acte - Association of Corporate Travel Executives, presentando i risultati di un survey sul mercato Usa presentata poche settimane fa a Dallas. Ebbene, più del 30% dei viaggiatori intervistati teme che fornire ai propri superiori una minore disponibilità a muoversi possa influire negativamente sulla carriera, anche se la maggior parte del campione riconosce che spostarsi per lavoro oggi, soprattutto in aree a rischio, comporta un effetto psicologico da non sottovalutare. «Mai come adesso, prendersi cura di chi viaggia è diventata una priorità per le aziende di tutte le dimensioni», ha detto Evan Konwiser, vp digital traveler di American Express Global Business Travel. L’obiettivo è semplice: riuscire a tracciare e identificare in ogni momento la posizione del viaggiatore d’affari.
Di fronte al problema di come seguire i dipendenti in trasferta, i tool a disposizione di travel manager e aziende sono molti.

Per quanto riguarda i gds, Amadeus ha inserito nel suo portfolio per le aziende Amadeus Mobile Messenger. «Si tratta di una soluzione che combina la tecnologia desktop con quella mobile al fine di garantire un tempestivo scambio di informazioni tra chi è in viaggio per lavoro e chi è in azienda a gestire e monitorare la trasferta. In particolare la soluzione desktop consente una localizzazione e una ricezione di informazioni di eventi eccezionali immediata, che viene poi inoltrata via push notification al viaggiatore all’interno dell’app scaricata sul proprio smartphone», racconta Francesca Benati, amministratore delegato e direttore generale di Amadeus Italia.


Da parte sua, Sabre mette a disposizione di travel manager e agenzie di viaggi Traveler Security, un tool web based grazie al quale non solo è possibile localizzare in tempi brevissimi i viaggiatori in tutto il mondo, risalire ai dettagli delle prenotazioni e ottenere le informazioni di contatto per comunicare via mail o via sms, ma anche effettuare una serie di ricerche (ad esempio, di geolocalizzazione dei rischi per destinazione oppure operando sugli ultimi tre anni di informazioni storiche disponibili).


Disponibile per l’acquisto/download su Travelport Marketplace è invece la gamma delle app di Travelport: e-Travel Alerts (gli alert sulle destinazioni vengono inviati automaticamente via e-mail in tempo reale ai viaggiatori per tutta la durata del loro itinerario e vengono generati report in tempo reale con l’elenco di tutti i viaggiatori interessati); iTIM - Risk Management (assicura a travel manager e viaggiatori di ottenere tutte le informazioni di cui hanno bisogno per viaggiare in maniera sicura); iTIM - Traveller Tracking (fornisce indicazioni su dove sono tutti i viaggiatori aziendali, o dove sono stati).

Strumenti ad hoc, ma non solo. Quando si tratta di sicurezza dei viaggiatori, il compito delle tmc non si può limitare alla fornitura di tool dedicati, ma deve aiutare a creare una cultura condivisa della sicurezza che coinvolga tutte le funzioni aziendali.
Bcd Travel, ad esempio, dedica alla sicurezza la piattaforma DecisionSource: basata su una scala di livelli di rischio crescente, gestisce le informazioni chiave in fase di pre-trip in modo tale da contenere i costi, garantire il rispetto della policy e tenere sotto controllo tutti i dettagli dei singoli viaggi dei dipendenti; il tracking proattivo dei viaggiatori, poi, è il punto di forza dello strumento.

Dal canto suo, Cwt Italia ha pensato a un pacchetto di servizi come Cwt Safety & Security, che consentono di anticipare possibili disagi e assistere i viaggiatori con riprotezioni o immediati rientri. E per esigenze particolari si può associare anche il contributo di società specializzate come International Sos con cui Cwt ha stretto un accordo di partnership globale per rafforzare l’offerta di Safety & Security.
Sulla stessa linea si muove anche Hrg che predispone una vera e propria Security Suite, con all’interno tutti i servizi e i tool per la ricerca, l’assistenza e la sicurezza dei viaggiatori, dal risk management (con l’utilizzo di Travel Watch, strumento web-based di reporting globale pre-trip, progettato specificamente per fornire la gestione dei dati pre-viaggio utili per monitorare e tracciare la posizione dei viaggiatori in uno specifico momento) al crisis management.


Si chiama Cisa-Geo Track, infine, la tecnologia di geolocalizzazione di cui si è dotata da tempo Cisalpina: oltre a fornire alert su situazioni di pericolo o disagio (il sistema funziona anche in modo automatico sulla base delle segnalazioni della Farnesina), la tmc offre costante supporto operativo e telefonico dall’Italia, con personale italiano. In aggiunta, le aziende-clienti ricevono report con analisi, dati, previsioni e aggiornamenti sulle criticità, potendo contare tra le altre cose sull’aggiornamento quotidiano del sito di Cisalpina Tours, sezione Good to Know, che contiene notizie su scioperi nazionali e internazionali, sulla chiusura di aeroporti, sul settore del trasporto aereo e ferroviario e su eventuali situazioni critiche in giro per il mondo.


Hrs, tre linee di intervento
Sono tre le linee di intervento in materia di Safety & Security messe in campo da Hrs, portale di prenotazioni alberghiere specializzato nel business travel. In primo luogo, esiste una serie di soluzioni integrate con il processo olistico offerto alle aziende che comprende ottimizzazione del portfolio Hotel, Search&Book, pagamento, fatturazione, reportistica e business intelligence. Risultato: se si verifica una situazione di crisi, il dipendente può essere localizzato rapidamente tramite la funzionalità di People Locator che permette di tracciare, monitorare e identificare in ogni momento la posizione del viaggiatore d’affari.

Inoltre, se necessario, Hrs ha in essere delle partnership con aziende di gestione dei rischi e della sicurezza come iSOS, Anvil o iJet che consentono ai viaggiatori delle aziende clienti di sottoporsi a un trattamento medico o di essere evacuati; Hrs supporta i partner con i dati delle prenotazioni effettuate e li mette a disposizione tramite un’interfaccia di semplice utilizzo in modo da garantire un’azione rapida.
Last but not least, il portale offre per i viaggi internazionali un servizio di consulenza sulla sicurezza e sulla cultura finalizzato a formare il viaggiatore prima della partenza.


Tutela della privacy nell'era big data

Dati anagrafici, PNR degli itinerari di viaggio, account dei programmi di fidelizzazione e delle carte di pagamento. Oltre a informazioni aziendali archiviate su Cloud o trasmesse utilizzando dispostivi mobile su reti wifi sconosciute.
Per travel manager e aziende, oggi la tutela non solo della sicurezza, ma anche della privacy e dei dati di chi viaggia per lavoro è diventata una priorità assoluta, che non è più possibile lasciare, come in passato, nelle mani di società specializzate. Per aiutare le aziende a districarsi in questa complessa materia, dove legislazione è in continua evoluzione, Carlson Wagonlit Travel ha pubblicato il white paper “Tutela della privacy e sicurezza delle informazioni: tutto quello che un travel buyer deve sapere”, consultabile sul sito dell'azienda.

Giorgio Maggi

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